Wdrożenie systemu LegallyCRM w Kancelarii Bigoszewski Insadowski Adwokaci Gdańsk

Kancelaria Bigoszewski Insadowski Adwokaci Gdańsk, czyli zespół powstały z połączenia sił dwóch kancelarii adwokackich tj. Kancelarii Adwokackiej Adwokata Krzysztofa Bigoszewskiego oraz Kancelarii Adwokackiej Adwokata Pawła Insadowskiego. Dynamicznie rozwijającą się grupa prawnicza z Gdańska specjalizuje się w obsłudze prawnej firm oraz osób w zakresie:

  • prawa cywilnego
  • prawo rodzinnego
  • prawa spadkowego
  • prawa administracyjnego
  • prawa karnego
  • prawa spółek
  • windykacji
  • odszkodowań

Z pełną ofertą Kancelarii można zapoznać się na stronie https://kbpi.com.pl

Dotychczasowe narzędzia pracy

Praca adwokata to praca z dokumentami - pisma procesowe i przedsądowe, umowy, dokumentacja dowodowa, opinie biegłych sądowych, ekspertyzy. Każde pismo wpływające oraz wychodzące z kancelarii musi zostać zadekretowane. Niezmiernie istotne są terminy, z jakimi kancelaria musi wystosować odpowiedź stronie postępowania lub sądowi. Mimo opracowanego systemu segregowania oraz katalogowania dokumentacji papierowej, proces obsługi terminów jest bardzo czasochłonny.

Do tej pory kancelaria opierała pracę na poniższych rozwiązaniach IT:

  • kalendarzu Google
  • kalendarzu Google
  • program obsługi e-mail: Thunderbird i MS Outlook
  • ręcznych kartotekach
  • wewnętrznym serwerze

Problem Klienta

Rosnąca liczba Klientów Kancelarii KBPI wiąże się jednocześnie z większą liczbą terminów (procesowych, ustawowych czy przedawnienia) i ilością dokumentów. Lata doświadczenia przyniosły nie tylko grono stałych klientów, ale również nowych partnerów, aplikantów i współpracowników. Mec. Bigoszewski i mec. Insadowski, zanim podjęli decyzję o wdrożeniu systemu CRM, mierzyli się z problemami powszechnymi w branży prawnej, mowa tu o:

  • przechowywaniu dokumentów klienckich lokalnie (co utrudniało wykonywanie bieżących zadań)
  • braku scentralizowanego kalendarza zadań pracowników, współpracowników, prawników, co znacznie utrudniało kontrolę wykonywania zadań zlecanych w kancelarii oraz kontrolę obłożenia pracą poszczególnych prawników w zespole kancelarii
  • brak scentralizowanej bazy klientów i zgłoszeń zainteresowanych usługami w jednym miejscu z dostępem w chmurze
  • ograniczona możliwość pracy zdalnej, odczuwalna szczególnie w okresie pandemii COVID-19
  • brak możliwości automatyzacji niektórych czynności (np. w przygotowywaniu pełnomocnictw)

Pomysł na LegallyCRM

W 2020 roku pandemia wymusiła na kancelarii pracę zdalną. Powstała konieczność posiadania dostępu do akt pojedynczej sprawy przez wielu prawników ze względu na udzielone pełnomocnictwa i substytucje. Po blisko 10 latach funkcjonowania kancelarii i praktyki zawodowej przyszedł czas na zmiany i system informatyczny, czyli dedykowane oprogramowanie dla kancelarii prawniczej. Spośród dostępnych na rynku IT systemów CRM przemyślany wybór padł LegallyCRM.

Adwokat Krzysztof Bigoszewski: „System LegallyCRM pozwolił zespołowi naszej kancelarii na bardziej efektywną pracę zarówno czasowo, jak i jakościowo. Dostęp poprzez system m.in. do spraw i danych naszych Klientów, sczytywania tekstu z plików graficznych i skanów pdf, kontroli należności i płatności Klientów, alarmów czasu pracy (czyli sprawdzania rentowność umów ryczałtowych) w dowolnym miejscu i porze dnia to funkcjonalności, z których korzystamy najczęściej. System CRM dla kancelarii został wdrożony na naszym serwerze, zaś dostęp do danych mają wyłącznie uprawnione osoby, co zapewnia najwyższą ochronę danych oraz wygodę i szybkość w dostępie do nich. Biorąc pod uwagę powyższe, polecam LegallyCRM.”

Legally CRM - wartość dodana kancelarii

  • możliwość szybkiego przyjrzenia się portfelowi klientów kancelarii
  • stały dostęp do planu dnia i zadań, kalendarze pracowników
  • możliwość zlecania zadań użytkownikom systemu (integracja Google Calendar)
  • powiadomienia i przypomnienia
  • OCR dokumentacji (szybkie wyszukiwanie systemowe po treści sczytywanych dokumentów)
  • wewnętrzny czat
  • generator wzorców pism
  • wyszukiwanie klienta po numerze lub nazwie sprawy / kontaktu
  • raporty czasu pracy (deklaratywnego i faktycznego)
  • moduł do obsługi poczty przychodząca i wychodząc
  • kontrola należności z płatności klienckich
  • rejestr umów, kontaktów i pełnomocnictw
  • alarmy czasy pracy – sprawdzanie rentowność umów ryczałtowych
Autor
  • img
    Katarzyna Neczaj
    Redaktor SalesWizard.pl, specjalistka produktów CRM - LegallyCRM.pl, SolarCRM.pl, MLMseed.pl i SalesWizard.pl