CRM czyli Customer Relationship Management to system, który ma m.in. za zadanie ułatwić efektywną obsługę klienta, usprawnia komunikację wewnątrz kancelarii prawnej i pozwala na poprawę organizacji pracy.
Oprogramowanie CRM do zarządzania kancelarią prawną służy zebraniu i poukładaniu w całość nie tylko informacji na temat klientów, wieloetapowego działania w postępowaniach sądowych czy przedsądowych ale również usystematyzowaniu procesu zlecenia zadań czy rozliczania czasu pracy.
LegallyCRM to system CRM, w którym możemy tworzyć zadań dla siebie oraz innych członków zespołu kancelarii w ramach prowadzonych w systemie spraw klientów. Kalendarz w LegallyCRM można zintegrować z Kalendarzem Google. Użytkownik systemu otrzymuje powiadomienie e-mail oraz notyfikacje w Kalendarzu Google na telefonie komórkowym (jeżeli posiada zainstalowaną aplikację Google Calendar i Gmail) o nowym zadaniu.
CRM dla kancelarii prawnej pozwala na zachowanie transparentności działań w zespole oraz usprawnia komunikację wewnątrz kancelarii. Co ważne LegallyCRM ma wbudowany wewnętrzny komunikator/czat, z możliwością tworzenia zespołu roboczego przypisanego do sprawy. Przekłada się to również na zarządzanie relacjami wewnątrz kancelarii wśród prawników.
Liczenie czasu pracy to kluczowy element przy zawieraniu umów godzinowych lub ryczałtowych oraz do sprawdzenia efektywności wykonywanych działań.
Nowoczesne rozwiązanie jaki jest LegallyCRM pozwala na:
LegallyCRM dla kancelarii prawnej pozwala na natychmiastowy dostęp do dokumentów (również tych archiwalnych) bez względu na czas i miejsce znajdowania się użytkownika systemu. Co ważne dokumenty może oglądać wielu użytkowników w tym samym czasie.
System CRM daje możliwość redukcji kosztów związanych z przechowywaniem dokumentacji papierowej oraz zwiększa bezpieczeństwo jej przechowywania w jednym, zintegrowanym systemie informatycznym.
Obieg dokumentacji to droga danego pisma od momentu jego dostarczenia do kancelarii do momentu przygotowania i wysłania odpowiedzi na pismo. Do ograniczenia papierowego obiegu dokumentów dążą wszystkie firmy, również kancelarie prawne.
LegallyCRM posiada również moduł do obsługi poczty. Kancelaria korzystająca z LegallyCRM ma możliwość połączenia swoich urządzeń skanujących z systemem, dzięki czemu można skanować pocztę przychodzącą wprost do systemu do folderu poczty niezadekretowanej a następnie w formie skanu nadać jej bieg.
LegallyCRM jako desktopowy i mobilny CRM świetnie spisuje się do usystematyzowania komunikacji wewnętrznej w kancelarii jak również zewnętrznej. Co ważne kontakt z klientami zarówno mailowy i sms może zostać w całości przejęty przez system a co za tym idzie ma miejsce tutaj optymalizacja procesu pracy, zwiększenie wydajności oraz oszczędności.
Alarmy czasu pracy pozwalają na weryfikację rentowności umów ryczałtowych.
Zarządzanie zadaniami, kalendarz wraz z możliwością planowania dnia swojego i współpracowników gwarantuje, że wszystko jest zrobione na czas, a wszystkie ważne terminy zostają zachowane.
Certyfikat SSL chroni witrynę, na której znajduje się system i gwarantuje bezpieczeństwo przesyłanych danych.
Zaawansowane mechanizmy uwierzytelniania użytkownikówCzyli wielopoziomowe systemy uprawnień (nadawaniu dostępu do różnych obszarów w systemie, z podziałem na profile i wybrane uprawnienia).
Pełna poufność informacji umieszczanych w systemieTylko wybrani pracownicy/programiści 4B Systems – obowiązek poufności - mają dostęp do systemu CRM klienta, co jest niezbędne do aktualizacji CRM czy rozwiązywania problemów bieżących, zgłaszanych przez użytkowników.
Blokowanie dostępu do systemu po kilkukrotnym podaniu błędnego hasłaPowiadamiamy mailowo o wszelkich nieudanych próbach logowania.
Monitoring poprawności działania systemu, dzienniki zdarzeń tzw. logi.Śledzenie zmian i szybkie przywrócenie danych
Zaawansowany mechanizm uwierzytelniania użytkownikówUtworzenie hasła, które będzie silnym zabezpieczeniem, zawierającym odpowiednią ilość znaków, znaki specjalne itp.
Automatyczne kopie bezpieczeństwachroniące przed awariami sprzętu i fizyczną utratą danych.
OCR (Optical Character Recognition – Optyczne Rozpoznawanie Znaków), to narzędzie służące do rozczytywania tekstu z zeskanowanych dokumentów czy obrazów. System dekoduje dokument, rozpoznając w nim tekst jak również tabele czy elementy graficzne. Kolejnym krokiem jest skan słów rozczytując litery (niezależnie od użytej czcionki). Pozwala to na np. na zaznaczanie i kopiowanie (przenoszenie) poszczególnych treści rozpoznanych na dokumencie do innego pliku czy systemu LegallyCRM.
Do sprawnego funkcjonowania kancelarii niezbędne jest korzystanie z najnowszych technologii. LegallyCRM jest postrzegany jako centralna platforma komunikacyjna klienci - kancelaria jak również baza wiedzy o nich. Podstawą tutaj jest integracja systemu LegallyCRM z innymi systemami powszechnymi w użytku w kancelariach, takimi jak SMSapi, Gmail, Google Calendar czy Abbyy Fine Reader.
Generator pism pozwala na automatyczne tworzenie pism poprzez uzupełnianie ich o dane klienta (np. wezwania do zapłaty czy wzorce umów itp.). Dzięki temu każdorazowo nie ma konieczności tworzenia nowych pism i kopiowania danych z systemu czy innych dokumentów.
Odchodzący pracownik kancelarii nigdy nie wiąże się z utratą danych i informacji w CRM. Informacje o klientach i projektach czy korespondencja mailowa pozostają zebrane jednym miejscu. LegallyCRM pozwoli na łatwe wdrożenie nowego pracownika na miejsce odchodzącego.
Jedną z funkcjonalności systemy CRM w kancelarii jest wykorzystywanie zgromadzonych informacji, tak aby trafiać do klientów ze spersonalizowaną ofertą przy jednoczesnym zautomatyzowaniu wszystkich możliwych działania.
Pamiętaj, że każde dane wymagają podjęcia pewnych czynności i ich przeanalizowania. Dzięki CRM możesz podzielić klientów kancelarii na segmenty, co przełoży się na docieranie z odpowiednim przekazem do określonych osób. Co warto podkreślić dane te pozwalają na wybranie typu działań marketingowych podjętych przez kancelarię.
Automatyzacja procesów pozwoli na obniżenie kosztów ponoszonych przez kancelarię. Mowa tu o zwiększeniu wydajności pracy przy jednoczesnej redukcji liczby pracowników i prawników obsługujących klientów.
CRM możesz wykorzystać do analizy efektywności pracy swojego zespołu aby udoskonalić np. proces komunikacji czy zminimalizować koszty. Możesz delegować zadania, ustalać priorytety, monitorować wykonane czynności.
Katarzyna Neczaj
Redaktor SalesWizard.pl, specjalistka produktów CRM - LegallyCRM.pl, SolarCRM.pl, MLMseed.pl i SalesWizard.pl