Spotkania z klientami i kontrahentami są podstawową formą kontaktu w każdej firmie, również w kancelarii prawnej. Spotkania te mogą odbywać się zarówno osobiście jak i online dzięki nowoczesnym rozwiązaniom informatycznym, takim jak Google Meet, Zoom, czy Microft Teams. Niezależnie jednak w jakiej formie się odbywają, prowadząc kancelarię czy pracując w niej, trzeba odpowiednio zaplanować swój terminarz. Brak stawiennictwa na ważnym spotkaniu czy spóźnienie może wpłynąć negatywnie na efektywność pracy ale również na opinię o kancelarii.
Dla kancelarii problemy związane z nakładającymi się terminami, niepotrzebne spóźnienia czy w najgorszym wypadku brak stawiennictwa na spotkaniu wynikający z przeoczenia to strata czasu i pieniędzy. Nieodbyte spotkanie, to być może klient, który zniechęcony, skorzysta z usług konkurencji. Spóźnienie na ważne spotkanie może doprowadzić do wrażenia braku profesjonalizmu i szerzenia negatywnych opinii o kancelarii. Brak stawienia się na rozprawie może skutkować nawet przegraniem sprawy. Dodatkowo każde nieefektywne spotkanie to czas członka zespołu, który można by wykorzystać bardziej efektywnie.
Prowadzenie kalendarza papierowego to zdecydowanie za mało w obecnych czasach. W przypadku jego prowadzenia zgubienie kalendarza papierowego byłoby katastrofą i mogło doprowadzić do bardzo wielu problemów. Jego odtworzenie mogłoby się w pełni nie udać. Dla bezpieczeństwa ale i wygody absolutnym minimum jest więc prowadzenie kalendarza elektronicznego, np. takiego jak Kalendarz Google. Jeśli jednak kancelaria chce wejść w nowoczesne metody prowadzenia biznesu i korzysta z systemu CRM dla prawników, to integracja zadań systemowych z Kalendarzem Google będzie idealnym rozwiązaniem.
Wiele osób, w tym oczywiście osoby z branży prawnej, często korzystają w pracy (ale i prywatnie) z internetowych rozwiązań. Bardzo popularne są aplikacje internetowe Google takie jak poczta elektroniczna Gmail, Tłumacz Google, Mapy Google, Zdjęcia Google, Dysk Google czy właśnie Kalendarz Google. Dzięki kalendarzowi można ułatwić sobie organizację pracy w kancelarii. Takie rozwiązanie pozwoli na śledzenie harmonogramu dnia i lepsze wykorzystanie czasu pracy.
Użyteczne dla kancelarii funkcje Kalendarza Google dają możliwość:
Integracja systemu CRM dla prawników z Kalendarzem Google Kalendarz Google ma wiele funkcjonalności usprawniających zarówno życie prywatne jak i zawodowe. Jednakże w branży prawnej, w której terminowość ma kluczowe znaczenie w wielu prowadzonych sprawach, ten kalendarz może nie być wystarczającym rozwiązaniem. Dla prawników ważne jest powiązanie spotkań i terminów z prowadzonymi w kancelarii sprawami i związanymi z nimi zadaniami. Rozwiązaniem tego problemu będzie system CRM dla prawników taki jak LegallyCRM, który pozwoli na integrację zadań systemowych z Kalendarzem Google.
LegallyCRM to system do zarządzania kancelarią prawną posiadający wiele użytecznych funkcjonalności. Jedną z nich jest możliwość tworzenia zadań dla siebie oraz innych członków zespołu kancelarii w ramach prowadzonych w systemie spraw klientów. Co najważniejsze, LegallyCRM można zintegrować z Kalendarzem Google poprzez utworzenie globalnego kalendarza systemowego, poprzez który przebiegać będzie synchronizacja z kalendarzami poszczególnych użytkowników systemu. Dzięki integracji LegallyCRM z Kalendarzem Google uzyskujemy funkcjonalność, która pozwala synchronizować zadanie utworzone w systemie z indywidualnym Kalendarzem Google użytkownika systemu. Użytkownik otrzyma wówczas powiadomienie e-mail oraz notyfikacje w Kalendarzu Google na telefonie komórkowym (jeżeli posiada zainstalowaną aplikację Google Calendar i Gmail) o nowym zadaniu.
Integracja z Kalendarzem Google dla użytkowników niekomercyjnych i komercyjnych Google Workspace
Z produktów Google korzystamy prywatnie jak i komercyjnie, w ramach płatnych planów Google Workspace (plany dostępne są na stronie: https://workspace.google.com/intl/pl/pricing.html). Integracja Kalendarza Google z systemem LegallyCRM jest możliwa w obu opcjach. Wymaga utworzenia projektu w Konsoli Google (https://console.cloud.google.com) i sparametryzowania wszystkich danych pobieranych i wysyłanych do Google poprzez API. Integracja z Google Calendar wykonywana jest przez zespół programistów 4B Systems w ramach wdrożenia systemu.
Wdrożenie integracji umożliwia:
Wiele osób rozpoczynając korzystanie z systemu CRM myśli o rezygnacji z kalendarza Google – ale właśnie połączenie obu rozwiązań może zapewnić najwyższą efektywność pracy. Zadania tworzone w systemie będą eksportowane do Kalendarza Google. System daje także możliwość wysyłania powiadomień o nowym zadaniu do osoby zainteresowanej. Dzięki temu osoba, której przydzielono zadanie może je modyfikować w zależności od potrzeb. Mając wiele zadań i wykonując zawód zaufania publicznego trudno czasami zarządzać swoim czasem w taki sposób, żeby nie zaniedbać zarówno obowiązków osobistych jak i tych służbowych. Korzystanie z nowoczesnych rozwiązań, a więc systemu CRM dla prawników oraz kalendarza Google pomoże lepiej zarządzać czasem.
Nasz zespół progamistyczny stale rozwija funkcjonalności systemu. Kancelarie prawne korzystają również z Kalendarza Microsoft Outlook. Już wkrótce planowana jest integracja z tą platformą.
Izabela Praska
Redaktor Saleswizard.pl, specjalistka marketingu prawniczego. Specjalistka produktów LegallyCRM, FooDeliver, OrderEngine i Bookable.