Usprawnienie obiegu dokumentacji w kancelarii prawnej

Dla różnych instytucji, w tym dla kancelarii prawnych, poprawnie działający obieg dokumentacji ma kluczowe znaczenie do wywiązywania się ze swoich zobowiązań umownych. W kancelariach prawnych pisma od klientów i interesantów, instytucji sądowych i urzędów oraz odpowiedzi na te pisma mają kluczowe znaczenie dla prowadzonej działalności. Zgubienie dokumentu, przekazanie dokumentacji nieodpowiedniej osobie, brak odpowiedzi na pismo w terminie może wiązać się z przegraniem sprawy prowadzonej w imieniu klienta.

Obieg dokumentacji musi więc być prawidłowy i pozbawiony możliwości popełniania pomyłek. Ma to kluczowe znaczenie dla efektywności pracy kancelarii, ale także dla zapewnienia bezpieczeństwa danych. Jak więc usprawnić obieg dokumentacji w kancelarii, aby działał bez zarzutu?

Na czym polega obieg dokumentacji w kancelarii prawnej?

Obieg dokumentacji to droga danego pisma od momentu jego otrzymania w kancelarii do momentu przygotowania i wysłania odpowiedzi na pismo. W zależności od wielkości kancelarii, ilości prawników zaangażowanych w prowadzenie sprawy klienta i złożoności sprawy, obieg ten może być krótszy lub dłuższy. Oznacza to, że pismo może przechodzić przez ręce kilku lub nawet kilkunastu członków zespołu. Im dłuższa droga pisma w kancelarii, tym większe ryzyko zgubienia dokumentacji lub przeoczenia terminu.

Przykładowy obieg dokumentacji w kancelarii prawnej:

1. Pracownik sekretariatu przyjmuje pocztę.
2. śledzenie procesu sprzedaży usług – znając preferencje i potrzeby klientów kancelaria dowie się jakie usługi będą najbardziej rentowne.
3. Dokument zostaje przekazany osobie zarządzającej do rozdysponowania.
4. Pismo zostaje przekazane do odpowiedzialnego za daną sprawę prawnika.
5. Odpowiedź na pismo trafia do sekretariatu i do wysyłki.

Metody przetwarzania dokumentacji w kancelarii bez nowoczesnych technologii

W różnych firmach i instytucjach stosuje się różne metody obiegu dokumentacji. Najpopularniejsze to metoda bezdziennikowa oraz dziennikowa. Pierwsza z nich zgodnie z nazwą wskazuje, że dokumentacja nie podlega zbyt dokładnej ewidencji. Odchodzi się od niej, bo pozwala na zbyt dużą ilość błędów i zaniedbań w obiegu dokumentacji. Instytucje państwowe czy kancelarie prawne, dla których dokumentacja jest kluczowa do wykonywania pracy, nie może sobie pozwolić na żadne zaniedbania (zgubienie czy zalanie dokumentu).

Metoda dziennikowa z kolei o ile zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa, jest niestety czasochłonna. Na podstawie powyższego (krótkiego) obiegu dokumentacji w kancelarii widać, jakie działania muszą zostać podjęte po przyjęciu dokumentu:

• osoba odpowiedzialna za pocztę wpisuje dokument do dziennika i uzupełnia podstawowe informacje takie jak nadawcę, datę wpływu, sygnaturę sprawy
• kierownik lub właściciel kancelarii musi zapoznać się z pismem i przydzielić je do prawnika zajmującego się daną sprawą
• odpowiedzialny za sprawę prawnik zapoznaje się z dokumentem i przygotowuje odpowiedź na pismo pamiętając o obowiązującym terminie na odpowiedź
• pismo trafia do sekretariatu, gdzie osoba odpowiedzialna powinna zarejestrować wysyłkę pisma uzupełniając odbiorcę, temat pisma, datę wysyłki oraz sygnaturę

Usprawnienie obiegu dokumentacji w kancelariach

Kancelarie stosujące metodę dziennikową mogą usprawnić obieg dokumentacji poprzez przeszkolenie wszystkich pracowników co do procedury obiegu dokumentacji oraz bezpieczeństwa przetwarzania dokumentacji w kancelarii. Jeszcze lepszym rozwiązaniem będzie jednak skorzystanie z nowych technologii informatycznych usprawniających zarządzanie kancelarią. W dedykowanym dla kancelarii prawnych systemie obieg dokumentacji przebiega elektronicznie. Taki sposób nie dość, że znacznie przyspiesza cały proces to jeszcze eliminuje możliwość zaniedbań i błędów, które są możliwe do popełnienia w metodzie dziennikowej. Dodatkowo kancelaria korzystająca z takiego systemu zapewnia pracownikom stały dostęp do wszystkich dokumentów i informacji, w tym do poczty przychodzącej i wychodzącej. Dzięki temu prawnik odpowiedzialny za sprawę ma bezpośredni dostęp do informacji dotyczących przyjęcia i wysyłki poczty.

Obieg dokumentacji w LegallyCRM

LegallyCRM, innowacyjny system CRM dla prawników posiada również moduł do obsługi poczty. Kancelaria korzystająca z LegallyCRM ma możliwość połączenia swoich urządzeń skanujących z systemem, dzięki czemu można skanować pocztę przychodzącą wprost do systemu do folderu poczty niezadekretowanej.

Dodając pocztę do systemu można:

• wskazać datę utworzenia, datę wpływu i numer przesyłki
• dodać ją do poczty przychodzącej lub wychodzącej i wskazać nadawcę lub adresata (dodatkowym plusem jest możliwość tworzenia w systemie książki adresowej)
• przypisać pismo do prowadzonej już sprawy oraz do prawnika ją prowadzącego
• wystosować do osoby odpowiedzialnej i klienta wiadomość o wpływie nowej dokumentacji
• nadać pismu nazwę oraz wstępnie opisać jego zawartość
• przekonwertować pismo z formatu pdf do edytowalnego tekstowego (dzięki zastosowaniu modułu OCR), dzięki czemu możliwe będzie wyszukiwanie w systemie pisma po słowach kluczowych

Plusy wynikające z usprawnienia obiegu dokumentacji

Jak już wskazaliśmy, sprawny przebieg obiegu dokumentacji w kancelarii prawnej ma kluczowe znaczenie dla jej działania. Wypróbuj system LegallyCRM i usprawnij obieg dokumentacji w kancelarii, a prowadzenie spraw będzie łatwiejsze i pozbawione ryzyka błędu. Sprawy będą rozwiązywane szybko co pozytywnie wypłynie na efekt końcowy a więc wyniki finansowe kancelarii.

Autor

• 

  Izabela Praska

  Redaktor Saleswizard.pl, specjalistka marketingu prawniczego. Specjalistka produktów LegallyCRM, FooDeliver, OrderEngine i Bookable.