Dla różnych instytucji, w tym dla kancelarii prawnych, poprawnie działający obieg dokumentacji ma kluczowe znaczenie do wywiązywania się ze swoich zobowiązań umownych. W kancelariach prawnych pisma od klientów i interesantów, instytucji sądowych i urzędów oraz odpowiedzi na te pisma mają kluczowe znaczenie dla prowadzonej działalności. Zgubienie dokumentu, przekazanie dokumentacji nieodpowiedniej osobie, brak odpowiedzi na pismo w terminie może wiązać się z przegraniem sprawy prowadzonej w imieniu klienta.
Obieg dokumentacji musi więc być prawidłowy i pozbawiony możliwości popełniania pomyłek. Ma to kluczowe znaczenie dla efektywności pracy kancelarii, ale także dla zapewnienia bezpieczeństwa danych. Jak więc usprawnić obieg dokumentacji w kancelarii, aby działał bez zarzutu?
Obieg dokumentacji to droga danego pisma od momentu jego otrzymania w kancelarii do momentu przygotowania i wysłania odpowiedzi na pismo. W zależności od wielkości kancelarii, ilości prawników zaangażowanych w prowadzenie sprawy klienta i złożoności sprawy, obieg ten może być krótszy lub dłuższy. Oznacza to, że pismo może przechodzić przez ręce kilku lub nawet kilkunastu członków zespołu. Im dłuższa droga pisma w kancelarii, tym większe ryzyko zgubienia dokumentacji lub przeoczenia terminu.
Przykładowy obieg dokumentacji w kancelarii prawnej:
W różnych firmach i instytucjach stosuje się różne metody obiegu dokumentacji. Najpopularniejsze to metoda bezdziennikowa oraz dziennikowa. Pierwsza z nich zgodnie z nazwą wskazuje, że dokumentacja nie podlega zbyt dokładnej ewidencji. Odchodzi się od niej, bo pozwala na zbyt dużą ilość błędów i zaniedbań w obiegu dokumentacji. Instytucje państwowe czy kancelarie prawne, dla których dokumentacja jest kluczowa do wykonywania pracy, nie może sobie pozwolić na żadne zaniedbania (zgubienie czy zalanie dokumentu).
Metoda dziennikowa z kolei o ile zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa, jest niestety czasochłonna. Na podstawie powyższego (krótkiego) obiegu dokumentacji w kancelarii widać, jakie działania muszą zostać podjęte po przyjęciu dokumentu:
Kancelarie stosujące metodę dziennikową mogą usprawnić obieg dokumentacji poprzez przeszkolenie wszystkich pracowników co do procedury obiegu dokumentacji oraz bezpieczeństwa przetwarzania dokumentacji w kancelarii. Jeszcze lepszym rozwiązaniem będzie jednak skorzystanie z nowych technologii informatycznych usprawniających zarządzanie kancelarią. W dedykowanym dla kancelarii prawnych systemie obieg dokumentacji przebiega elektronicznie. Taki sposób nie dość, że znacznie przyspiesza cały proces to jeszcze eliminuje możliwość zaniedbań i błędów, które są możliwe do popełnienia w metodzie dziennikowej. Dodatkowo kancelaria korzystająca z takiego systemu zapewnia pracownikom stały dostęp do wszystkich dokumentów i informacji, w tym do poczty przychodzącej i wychodzącej. Dzięki temu prawnik odpowiedzialny za sprawę ma bezpośredni dostęp do informacji dotyczących przyjęcia i wysyłki poczty.
LegallyCRM, innowacyjny system CRM dla prawników posiada również moduł do obsługi poczty. Kancelaria korzystająca z LegallyCRM ma możliwość połączenia swoich urządzeń skanujących z systemem, dzięki czemu można skanować pocztę przychodzącą wprost do systemu do folderu poczty niezadekretowanej.
Dodając pocztę do systemu można:
Jak już wskazaliśmy, sprawny przebieg obiegu dokumentacji w kancelarii prawnej ma kluczowe znaczenie dla jej działania. Wypróbuj system LegallyCRM i usprawnij obieg dokumentacji w kancelarii, a prowadzenie spraw będzie łatwiejsze i pozbawione ryzyka błędu. Sprawy będą rozwiązywane szybko co pozytywnie wypłynie na efekt końcowy a więc wyniki finansowe kancelarii.
Izabela Praska
Redaktor Saleswizard.pl, specjalistka marketingu prawniczego. Specjalistka produktów LegallyCRM, FooDeliver, OrderEngine i Bookable.