Jak zorganizować pracę kancelarii prawniczej? To pytanie, które wielokrotnie zadają sobie prawnicy. Ilość zadań, którą mają do wykonania i o których muszą pamiętać jest olbrzymia. Część prawników trwa przy dotychczasowych rozwiązaniach w pracy (kalendarze papierowe, notatki, e-mail), inni szukają nowoczesnych rozwiązań wspierających pracę kancelarii prawnej.
W ostatnim czasie poprosiliśmy Was o wypełnienie ankiety dotyczącej organizacji pracy w kancelarii i przekazaliście nam dużo informacji do przeanalizowania. Postaramy się w tym artykule podzielić z Wami wnioskami i wskazać możliwe rozwiązania, w drodze do zoptymalizowania pracy kancelarii.
Na początku chcieliśmy się dowiedzieć jakiego typu kancelarie reprezentujecie. Największa grupa prawników wskazała przynależność do korporacji adwokackiej i radców prawnych – odpowiednio 49% i 39%. Pozostała grupa uczestnicząca w ankiecie to właściciele kancelarii odszkodowawczych i komorniczych.
Grupa ankietowanych okazała się być bardzo doświadczona, gdyż ponad 72% ankietowanych, stanowiły osoby z ponad 9-letnim stażem pracy.
Liczba pracowników kancelarii prawnych. Na pytane ilu współpracowników nadzorujesz, odpowiedzi prezentowały się następująco:
0 – 17%
1-3 – 55%
4-8 – 22%
9-12 – 0%
13 lub więcej – 6%
Powyższe dane, dają nam wstępny pogląd na to, jaka grupa prawników stanowiła większość w badaniu. Są to przeważnie niewielkie kancelarie prawne zatrudniające w zdecydowanej większości do 3 pracowników.
Ankietowany mógł zaznaczyć kilka odpowiedzi spośród: narzędzia Microsoft Office, Kalendarz Google, notatnik, system crm, inne aplikacje, dysk sieciowy, inne.
Najwięcej odpowiedzi uzyskały Microsoft Office i Kalendarz Google, bo aż 52%. 20% to inne aplikacje, 12% dysk sieciowy, 7% notatnik i inne, system CRM 2%.
Zadaliśmy również kilka pytań odnośnie poświęcanego czasu (w skali tygodnia) na:
Rejestracja czasu pracy:
| Odpowiedź | Procent |
|---|---|
| 0-30 minut | 39% |
| 30-60 minut | 44% |
| 1-2h | 11% |
| 2-4h | 0% |
| 4h lub więcej | 6% |
Rozliczanie zleceń:
| Odpowiedź | Procent |
|---|---|
| 0-30 minut | 39% |
| 30-60 minut | 28% |
| 1-2h | 22% |
| 2-4h | 0% |
| 4h lub więcej | 11% |
Kontakt z klientami:
| Odpowiedź | Procent |
|---|---|
| 0-1h | 6% |
| 1-2h | 0% |
| 2-4h | 17% |
| 4-8h | 38% |
| 8-16h | 11% |
| 16h lub więcej | 28% |
Wskazując najczęściej wybierane odpowiedzi z powyższych pytań zauważymy, że aż do 38 godzin w miesiącu poświęcają kancelarie na rozliczanie czasu pracy, zleceń i kontakt z klientem.
Zapytaliśmy ankietowanych, czy ich zdaniem wprowadzenie rozwiązania informatycznego, usprawni ich codzienną pracę. Odpowiedzi poniżej:
| Zdecydowanie tak | 28% |
| Raczej tak | 33% |
| Trudno określić | 22% |
| Raczej nie | 17% |
| Zdecydowanie nie | 0% |
Nie widzimy zdecydowanej większości, która z pełnym przekonaniem wierzy w rozwój informatyczny swojej kancelarii. Aktualnie, aby usprawnić procesy realizowane w kancelarii, prawnicy skłaniają się w stronę zatrudnienia dodatkowej osoby do pomocy.
Bardzo rzadko prawnicy decydują się na wprowadzenie systemu CRM. Na pytanie, czy aktualnie korzystasz z systemu CRM, odpowiedzi prezentują się następująco:
| Tak | 11% |
| Nie | 89% |
Wśród osób, które odpowiedziały „NIE” na powyższe pytanie, dopytaliśmy co jest powodem.
| aktualna oferta systemów na rynku nie spełnia moich oczekiwań | 22% |
| nie mam czasu na wdrożenia systemu i nauki nowych rzeczy | 28% |
| nie wierzę w bezpieczne przechowywanie poufnych danych w systemie CRM | 0% |
| systemy CRM są zbyt skomplikowanie | 33% |
| systemy CRM są niekompletne i muszę korzystać z kilku narzędzi | 11% |
| nie widzę potrzeby zmiany dotychczasowej organizacji pracy | 22% |
| Inne | 6% |
Powyższe odpowiedzi wskazują największy problem w rozwoju informatycznym Twojej kancelarii.
Wielu z Was zwracało również uwagę na ciągły brak czasu i powtarzalne czynności, które każdy prawnik musi wykonać, tj. nadzór nad sprawami, terminami, kontrola obiegu dokumentacji i jej wyszukiwanie oraz sporządzanie pism.
Ciężko sobie wyobrazić, żeby prawnik w natłoku codziennych obowiązków, miał jeszcze czas uczenia się nowego systemu CRM do zarządzania kancelarią.
Z uwagi na mnogość zadań musi pracować według aktualnie wytworzonego schematu. Dużo chętniej kancelaria zatrudni asystenta niż wdroży system CRM.
Wdrożenie systemu LegallyCRM w kancelarii
System LegallyCRM wychodzi naprzeciw oczekiwaniom. Wdrożenie systemu jest bardzo proste i wspierane szkoleniami stacjonarnymi lub on-line dla prawników.
System znacząco usprawnia codzienną pracę poprzez np. szybki kontakt z klientem (SMS, e-mail – gotowe wzory wiadomości), kalendarz z powiadomieniami o nadchodzących zadaniach. System pozwala utworzyć wzory pism, które automatycznie będą uzupełniane o dane klienta. Pozwala to zaoszczędzić wiele czasu, który poświęca się na ciągłe tworzenie tych samych druków, wzorów pism i umów.
Ponadto system mierzenia czasu pracy nad sprawą pozwala automatycznie wyliczać należności klienckie. W jednym miejscu sprawdzimy nasz czas pracy i rozliczenia z klientem.
System LegallyCRM pomoże Wam odgórnie zarządzać znaczącą liczbą procesów w kancelarii.
Jeśli masz jakieś pytania o działanie systemu LegallyCRM zostaw dane kontaktowe, a skontaktujemy się z Tobą.
Porozmawiamy o specyfice Twojej działalności i wspólnie ustalimy, czy nasz system będzie w stanie Ci pomóc.
Grzegorz Rzepka
Specjalista ds. marketingu prawniczego, systemów CRM, generowania leadów dla firm i kancelarii prawnych.