Wiele mówi się o oprogramowaniu i systemach informatycznych dedykowanych różnym branżom. Mimo ich dużej popularności wiele przedsiębiorstw czy firm dalej wzbrania się przed ich wdrożeniem. Powodem bywa „strach przed nowym” (skoro można funkcjonować „po staremu”), brak czasu czy mylne przekonanie, że wdrożenie systemu informatycznego jest trudne, drogie i nieopłacalne. Oczywiście nic bardziej mylnego!
Kancelarie prawne również coraz częściej korzystają z programów dedykowanych branży, których zadaniem jest pomoc w skutecznym zarządzaniu kancelarią oraz utrzymywaniu relacji z klientami (CRM dla kancelarii). Oprócz tego w branży prawnej ogromne znaczenie ma bezpieczeństwo danych kancelarii oraz klientów. Rynek oferuje wiele rozwiązań, trzeba więc poznać różne rozwiązania, podjąć wiele decyzji i wybrać najbardziej właściwe dla własnej działalności. Jedną z ważniejszych decyzji do podjęcia przed wdrożeniem oprogramowania będzie to, czy wybrać oprogramowanie działające lokalnie czy może w chmurze?
Kancelarię prawną można oczywiście prowadzić bez nowoczesnych technologii informatycznych. Niestety teczki klientów z dokumentacją papierową, terminy spotkań zapisywane w kalendarzu czy ewidencja klientów w plikach excel oraz inne już przestarzałe metody mogą jednak doprowadzić do utraty danych, zaniedbania kontaktu z klientem, straty dużej ilości czasu na niepotrzebne czynności. Specjalistyczne i odpowiednio dobrane dla branży prawnej oprogramowanie pomoże w zarządzaniu kancelarią, usprawni pracę nad sprawami klientów, pozwoli na zaoszczędzenie czasu i stałe zwiększanie zysków.
Rynek oferuje różne rozwiązania informatyczne i oprogramowania w pakietach zarówno dla kancelarii jednoosobowych jak i dla dużych korporacji zatrudniających kilkudziesięciu specjalistów z dziedziny prawa pracujących w kilku filiach. Mała i duża kancelaria może znacznie zyskać korzystając z systemu informatycznego dla prawników. Aby się jednak o tym przekonać, trzeba po prostu spróbować – wdrożyć system odpowiedni dla swojej działalności, przetestować i sprawdzić jego efektywność.
Oprogramowanie działające lokalnie jest bardziej tradycyjnym rozwiązaniem wykorzystywanym już od wielu lat. Aby z takiego rozwiązania korzystać należy zainstalować serwery (drogie w utrzymaniu), które niestety są podatne na cyberataki i uszkodzenia fizyczne (niski poziom bezpieczeństwa). Wadą tego rozwiązania jest fakt, że gdy dojdzie do awarii serwera to do czasu jej naprawy kancelaria traci dostęp do wszystkich danych znajdujących się w oprogramowaniu. Kolejnym minusem jest brak dostępu do danych znajdujących się na serwerze w podróży służbowej czy w domu podczas pracy zdalnej. Oprogramowanie lokalne sprawdzi się więc wtedy, gdy wszyscy pracownicy pracują w kancelarii, w jednym miejscu i są podłączeni do jednej sieci (oczywiście dopóki nie dojdzie do cyberataku, awarii czy konieczności dostępu do danych poza miejscem pracy). Istnieje oczywiście możliwość nadania zdalnego dostępu do serwera fizycznie znajdującego się w kancelarii. Mimo tego ustanowienie własnej infrastruktury lokalnej i jej utrzymanie, zapewnienie bezpieczeństwa, aktualizacji środowiska, jest dużo droższe i mniej bepieczne od rozwiązań chmurowych.
Przetrzymywanie danych i informacji w chmurze jest rozwiązaniem bardziej nowoczesnym i bezpieczniejszym. Chmura jest usługą podmiotu zewnętrznego polegającą na udostępnieniu zasobów obliczeniowych za pośrednictwem internetu. Oznacza to, że właściciel kancelarii jak i wszyscy pracownicy mają dostęp do oprogramowania i znajdujących się tam danych w każdym miejscu i w dowolnym czasie – warunkiem koniecznym jest jedynie dostęp do internetu. Taki rodzaj oprogramowania pozwoli więc zarówno na pracę zdalną jak i na pracę podczas podróży służbowej (np. podróży pociągiem na rozprawę do miejscowości oddalonej o kilkaset kilometrów). Oprogramowanie znajdujące się w chmurze jest mniej podatne na cyberataki i awarię sprzętu – zawarte tam dane są zawsze bezpieczne i dostępne. Dodatkowo w przypadku dostępu online istnieje możliwość zwiększenia bezpieczeństwa poprzez instalację dodatkowych zapór bezpieczeństwa, korzystania z połączeń VPN lub nadania dostępu do danych tylko określonym IP komputerów pracowników kancelarii.
Mogłoby się wydawać, że korzystanie z usług podmiotu zewnętrznego będzie drogie i problematyczne – ale jest odwrotnie. Takie rozwiązanie jest często tańsze niż oprogramowanie działające lokalnie i możliwa jest płatność abonamentowa. Dodatkowo podmiot zewnętrzny zapewnia kancelarii wsparcie techniczne i bazę wiedzy.
Oba rozwiązania, zarówno działające lokalnie jak i w chmurze mają swoje wady i zalety, swoich przeciwników i zwolenników. Nie da się jednak ukryć, że oprogramowanie w chmurze jest rozwiązaniem bardziej nowoczesnym, bezpiecznym i posiadającym szereg dodatkowych funkcjonalności. Obecnie dostęp do internetu jest powszechny. Sam fakt możliwości dostępu do systemu i do zawartych tam danych w dowolnym miejscu, w każdej godzinie dnia i nocy daje ogrom nowych możliwości. Wykonywana przez zespół kancelarii praca będzie dużo bardziej efektywna.
Izabela Praska
Redaktor Saleswizard.pl, specjalistka marketingu prawniczego. Specjalistka produktów LegallyCRM, FooDeliver, OrderEngine i Bookable.