Czy warto wdrożyć w kancelarii prawnej dedykowany branży system CRM?

Rozwój technologii informatycznych, duża konkurencja na rynku, chęć rozszerzenia działalności i rozwoju sprawiły, że kancelarie prawne szukają nowoczesnych rozwiązań, które usprawnią pracę całej kancelarii ale i poprawią jakość obsługi klienta. Pandemia koronawirusa dodatkowo uświadomiła nie tylko kancelariom, ale i przedsiębiorcom z innych branż, że nowoczesne systemy i technologie bywają niezbędne do zapewnienia ciągłości świadczenia usług na najwyższym poziomie. Wcześniejsze metody działania takie jak papierowy kalendarz, ewidencja klientów w plikach excel, przetrzymywanie papierowej dokumentacji oraz informacji na dyskach sieciowych nie są ani wygodne ani bezpieczne.

Czy system CRM dla kancelarii jest niezbędny? Właściciele kancelarii prawnych na przestrzeni ostatnich lat dostrzegli potrzebę wprowadzenia nowoczesnych technologii i coraz chętniej wdrażają dedykowane ich branży systemy informatyczne. Automatyzacja wielu powtarzalnych procesów w kancelarii przyspieszyć może jej rozwój, a więc zapewnić większą ilość pracowników, prowadzonych spraw oraz klientów. System CRM dla branży prawnej oprócz optymalizacji procesów, pozwoli również na oszczędność czasu oraz zasobów ale i dzięki efektywniejszej i lepszej obsłudze Klientów pozwoli na stałe zwiększanie zysków. Dostępny w chmurze system dla kancelarii pozwoli również na pracę zdalną, która w dobie epidemii stała się koniecznością w wielu organizacjach.

Czym jest system Customer Relationship Management dla branży prawnej?

CRM to skrót od zwrotu Customer Relationship Management. Po przetłumaczeniu oznacza to zarządzanie relacjami z klientami. Tak więc system CRM dla branży prawnej to system, który pozwoli na usprawnienie zarządzania relacjami z klientami kancelarii.

Na początku XXI wieku duża konkurencja na rynku sprawiła, że przedsiębiorcy zaczęli inaczej patrzeć na zarządzanie firmą. Zauważono wtedy, że o ile wysokie zyski i jakość oferowanych usług są ważne, to jednak kluczowa jest relacja z klientami. Tak oto powstała nowa koncepcja zarządzania, w której myśl powstały właśnie systemy CRM.

CRM dla kancelarii prawnej pozwoli na zapewnienie obsługi klienta na najwyższym poziomie, budując wzajemne relacje i zaufanie. Zadowolony klient nie dość, że zostanie stałym klientem kancelarii, to jeszcze poleci jej usługi rodzinie i znajomym. To z kolei pozwoli na uzyskanie satysfakcjonujących zysków.

CRM a ERP dla branży prawnej – czym się różnią?

Wiele osób myli systemy CRM z ERP. Ich poprawne rozróżnienie pozwoli na dobór odpowiedniego systemu do profilu danej działalności. Wyjaśniliśmy już, czym jest CRM. Czym więc jest ERP? Enterprise Resource Planning to planowanie zasobów przedsiębiorstwa. Ten rodzaj systemu jest oprogramowaniem wspomagającym zarządzanie wszystkich działów przedsiębiorstwa. Pozwala na wsparcie procesów sprzedaży, zaopatrzenia, magazynowania, transportu i wielu innych. System ERP może oczywiście wspomóc zarządzanie relacjami z klientem, ale nie w sposób tak kompleksowy jak CRM. Dlatego też system ERP lepiej sprawdzi się w przedsiębiorstwach produkcyjnych.

System ERP dla kancelarii prawnej mógłby pomóc w zarządzaniu całą kancelarią, ale w tej branży kluczowym jest jednak skupienie się na relacjach z klientami. Przy dużej ilości pracowników, klientów, partnerów biznesowych łatwo jest zapomnieć o tym co jest kluczowe: prowadzenie sprawy powieżonej przez klienta, obsługa wszystkich procesów z tym związanych oraz informowanie klienta o postępach. Prawidłowo wdrożony system CRM zminimalizuje ryzyko zaniedbań w relacjach z klientami, usystematyzuje procesy realizowane w kancelarii (takie jak obsługa poczty, konstruowanie pism procesowych, umawianie terminów) i pozwoli na zbudowanie trwałych, dobrych relacji.

Dlaczego kancelarie prawne potrzebują systemu CRM?

Prawidłowe wdrożenie odpowiedniego dla danej kancelarii systemu CRM pozwoli na:

• uzyskanie informacji o wszystkich klientach (ich potrzebach, problemach), które z kolei przyczynią się do zaplanowania lepszej strategii rozwoju kancelarii.
• śledzenie procesu sprzedaży usług – znając preferencje i potrzeby klientów kancelaria dowie się jakie usługi będą najbardziej rentowne.
• mierzenie czasu pracy pracowników – większość systemów CRM, w tym oczywiście LegallyCRM pozwoli na sprawdzenie wydajności zespołu i rentowności wykonywanych usług, a także na rozliczenie umów godzinowych i ryczałtowych.
• automatyzację wielu procesów zachodzących w kancelarii – wiele czynności takich jak fakturowanie, obieg dokumentacji, przygotowywanie pism itp. to czynności powtarzalne a ich automatyzacja pozwoli na zaoszczędzenie dużej ilości czasu.
• ułatwienie pracy pracownikom, zajmującym się obsługą klientów kancelarii – m.in. łatwy dostęp do wszystkich informacji i dokumentów, możliwość tworzenia zadań, wysyłania SMS-ów oraz maili – wpłynie pozytywnie na koordynację prowadzonych spraw.

Wdrożenie systemu CRM w kancelarii prawnej

LegallyCRM ma ponad 20 funkcjonalności wspierających procesy realizowane w kancelarii prawnej. Dedykowany branży prawnej system umożliwi analizę danych i raportów z pracy kancelarii. CRM dla prawników pozwoli na sprawdzenie jakości usług, rentowności wykonywanych działań i wzmocni budow relacji z klientami.

Autor

• 

  Izabela Praska

  Redaktor Saleswizard.pl, specjalistka marketingu prawniczego. Specjalistka produktów LegallyCRM, FooDeliver, OrderEngine i Bookable.