W relacjach między kontrahentami, między firmą a klientem czy przełożonym a podległymi pracownikami, kontrola jest niezbędna do zbudowania zaufania i nawiązania długofalowych relacji. Dodatkowo, aby efektywnie prowadzić nowoczesny biznes, trzeba kontrolować procesy zachodzące w firmie. Kancelarie prawne, adwokackie, radcowskie, komornicze, notarialne, odszkodowawcze czy windykacyjne skupiają się na pomocy firmom oraz osobom prywatnym w różnych dziedzinach prawa. W obecnych czasach łatwego dostępu do internetu tylko kancelarie z nieposzlakowaną opinią, wdrażającej transparentne mechanizmy rozliczeń z klientami mogą osiągnąć sukces.
Jak rozliczać się z klientami kancelarii?
Aby osiągnąć sukces w rozwoju kancelarii trzeba zdobyć zaufanie kontrahentów, klientów i pracowników. Jak je osiągnąć? Poprzez efektywne zarządzanie kancelarią i zapewnienie uczciwych warunków współpracy. Kluczem do osiągnięcia tego celu będzie wyeliminowanie występujących problemów. Jednym z problemów zachodzących w branży prawnej jest kontrola i rozliczenie czasu pracy, za który płaci klient kancelarii. Ta kontrola jest potrzebna zarówno do rozliczeń umów z klientami jak i do sprawdzania rentowności podejmowanych przez kancelarię działań. Na szczęście istnieją innowacyjne systemy informatyczne (CRM), które pozwalają między innymi na kontrole czasu pracy, a więc na wyeliminowanie problemu.
Problem liczenia czasu pracy w kancelariach branży prawnej
Liczenie czasu pracy ma kluczowe znaczenie przy zawieraniu umów godzinowych lub ryczałtowych oraz do sprawdzenia efektywności wykonywanych działań. Bez nowoczesnych technologii liczenie tego czasu jest bardzo utrudnione.
-
Klient zlecający kancelarii usługę (analiza dokumentacji, przygotowanie odwołania, pozwu, aktu notarialnego, umów biznesowych) i płacący za godzinę czasu kancelarii chce uzyskać potwierdzenie, ile faktycznie czasu poświęcono jego sprawnie. Niczym niepodparta informacja to za mało, aby Klient był usatysfakcjonowany i aby Kancelaria mogła się cieszyć jego niezachwianym zaufaniem.
-
Część firm lub osób prywatnych zawiera z kancelariami z branży prawnej umowy ryczałtowe. Umowa taka gwarantuje niższe stawki za określone działania albo stałą miesięczną kwotę za usługi do umówionej liczby godzin czasu pracy kancelarii. Obie strony umowy potrzebują potwierdzenia ilości czasu poświęconego na zlecenia. Inaczej ciężko liczyć na obopólne zaufanie.
-
Właściciel kancelarii chce wiedzieć, ile czasu jego pracownikom (sekretarce, referentowi, specjaliście do spraw odszkodowań, adwokatowi, radcy prawnemu) zajmują pewne zadania i czynności, za które pobierana jest stała opłata. Celem jest sprawdzenie, czy dana opłata jest adekwatna do czasu, który trzeba poświęcić na wykonanie zadania.
System CRM rozwiązaniem problemów z liczeniem czasu pracy w kancelarii
System CRM jest narzędziem do zarządzania kancelarią oraz relacjami z Klientem. System LegallyCRM dla prawników i innych kancelarii branży prawnej pozwala dodatkowo na mierzenie oraz kontrolowanie czasu pracy. Właściciel kancelarii może kontrolować zarówno swój czas pracy jak i czas pracy swoich pracowników oraz sprawdzać opłacalność wykonywanych czynności. Tabelaryczne zestawienie czasu pracy i wykonywanych czynności nie tylko pozwolą na lepsze zarządzanie zespołem i zaleceniami ale także na efektywniejsze negocjowanie warunków umów i wynagrodzenia.
System dla kancelarii LegallyCRM pozwala na:
-
Mierzenie rzeczywistego pracy – specjalny stoper odmierzy każde działanie użytkownika systemu.
-
Wskazywanie deklaratywnego czasu pracy – użytkownik systemu może samodzielnie wpisać, ile czasu zajęło mu wykonanie danej czynności.
-
Generowanie raportów czasu pracy – raportuj i kontroluj czas pracy swój i pracowników. Pokazuj klientom, z którymi zawierasz umowy godzinowe lub ryczałtowe raporty potwierdzające cenę usługi.
-
Sprawdzanie alarmów czasy pracy – sprawdzaj rentowność umów ryczałtowych. Może cena umowy jest nieadekwatna do czasu pracy i przy kolejnych umowach trzeba ją zwiększyć?
LegallyCRM – System CRM dla kancelarii prawnych
LegallyCRM to innowacyjny system CRM dla branży prawnej, a więc dla kancelarii prawnych, adwokackich, radcowskich, notarialnych, odszkodowawczych i windykacyjnych.
Co zyska Kancelaria korzystając z LegallyCRM?
-
Wszystkie najważniejsze informacje o klientach, poczta, dokumentacja, pełnomocnictwa i umowy będą znajdować się w jednym bezpiecznym miejscu z możliwością dostępu 24h/dobę.
-
Jeśli kancelaria prowadzi marketing internetowy, to leady ze stron www czy landing page’a będą wpływać do systemu CRM pozwalając na sprawny kontakt z potencjalnym klientem. Możliwość generowania umów i pism a także składania podpisów elektronicznych znacznie usprawni pracę kancelarii.
-
Wysyłanie wiadomości SMS i e-mail wprost z systemu z wątku klienta usprawni komunikację – odpowiedzi trafią również w odpowiednie miejsce systemu CRM.
-
Kontrola czasu pracy, płatności i aktywności pełnomocnictw, a także możliwość wykonywania rozliczeń wielopoziomowych usprawni zarządzanie kancelarią.
-
Możliwość zlecania zadań użytkownikom systemu, ich synchronizacja z kalendarzem Google oraz funkcji powiadomień i przypomnień poprawi jakość obsługi klienta.
Autor
Izabela Praska
Redaktor Saleswizard.pl, specjalistka marketingu prawniczego. Specjalistka produktów LegallyCRM, FooDeliver, OrderEngine i Bookable.